L’UFFICIO ACQUISTI E ATTIVITÀ NEGOZIALE

Funzioni, competenze e processi per la gestione delle risorse scolastiche

L’Ufficio Acquisti e Attività Negoziale costituisce la struttura amministrativo-gestionale incaricata di programmare, attuare e monitorare i processi di approvvigionamento di beni, servizi e forniture necessari al funzionamento dell’Istituzione Scolastica, al supporto della didattica e all’attuazione dei progetti previsti dal PTOF (compresi i progetti PNRR e FSE+/PON).

L’Ufficio opera nel pieno rispetto dei principi di trasparenza, efficienza, efficacia, concorrenza, parità di trattamento e tempestività, operando sotto la direzione del Dirigente Scolastico (titolare del potere negoziale) e la sovrintendenza del Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA).

🏛️ Quadro delle Funzioni e Competenze

L’Ufficio Acquisti supporta il Dirigente Scolastico Dott. Antonino CREA e il DSGA  dott.ssa Gina PISANO nell’espletamento di tutte le fasi del ciclo delle vendite e degli acquisti pubbliche (dalla programmazione al collaudo), articolando la propria azione nelle seguenti macro-aree:

1. Programmazione e Monitoraggio dei Fabbisogni

• Rilevazione delle esigenze: Raccolta e analisi dei fabbisogni di beni e servizi espressi dai Dipartimenti disciplinari, dai Responsabili di Laboratorio, dal Referente Sicurezza e dai responsabili dei progetti d’Istituto.

• Programmazione degli acquisti: Supporto alla stesura del programma biennale/triennale degli acquisti di beni e servizi e al Programma Annuale (Schede di destinazione delle risorse).

• Verifica della copertura finanziaria: Raccordo permanente con la contabilità d’Istituto per garantire la sostenibilità economica delle procedure d’acquisto.

2. Gestione delle Procedure d’Acquisto e Mercato Elettronico

• Consultazione delle piattaforme telematiche: Uso sistematico delle piattaforme di e-procurement della Pubblica Amministrazione (Consip / MePA, centrali di committenza regionali e piattaforme telematiche certificate) per il ricorso a convenzioni, accordi quadro o Mercato Elettronico.

• Istruttoria e atti di gara: Predisposizione della documentazione amministrativa (determine a contrarre, capitolati tecnici, disciplinari di gara, lettere di invito, stipula contratti e ordini di acquisto).

• Gestione della Cassa Depositi / Piattaforme Digitali: Acquisizione dei codici identificativi di gara (CIG/CUP) tramite l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e gestione degli adempimenti sulla Trasparenza.

3. Selezione degli Operatori Economici e Verifiche di Legge

• Gestione dell’Albo Fornitori: Aggiornamento e tenuta dell’Elenco degli Operatori Economici d’Istituto nel rispetto dei principi di rotazione e trasparenza.

• Controllo dei requisiti: Svolgimento dei controlli di legge sugli operatori economici (verifiche regolarità contributiva DURC, casellario giudiziale, reati gravi, requisiti di idoneità professionale ed economico-finanziaria).

• Valutazione delle offerte: Supporto amministrativo alla Commissione giudicatrice nei casi di aggiudicazione con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa o del minor prezzo.

4. Esecuzione del Contratto, Magazzino e Collaudo

• Gestione degli ordini e delle consegne: Raccordo con i fornitori per la pianificazione dei tempi e delle modalità di consegna delle merci e di prestazione dei servizi.

• Inventario e Collaudo: Coordinamento con i docenti consegnatari o i tecnici di laboratorio per le operazioni di collaudo o verifica di conformità di arredi, strumentazioni tecnologiche e dotazioni didattiche, con conseguente presa in carico inventariale.

• Liquidazione delle fatture: Verifica della corrispondenza tra quanto ordinato, consegnato e fatturato (ricezione fattura elettronica) ai fini della successiva liquidazione da parte del DSGA.

5. Trasparenza, Anticorruzione e Archivio

• Pubblicità Legale: Pubblicazione tempestiva di tutti gli atti negoziali nella sezione Amministrazione Trasparente (sotto-sezione Bandi di gara e contratti) del sito web istituzionale, in adempimento agli obblighi di legge (D.Lgs. 33/2013).

• Archiviazione digitale e cartacea: Tenuta e conservazione ordinata di tutti i fascicoli di gara, i verbali, le comunicazioni e i contratti stipulati.